In r-ifpe/sistec: Tools to Analyze 'Sistec' Datasets

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O que é o ARIA?

O ARIA é um software para auxiliar RA's e PI's a atualizar seus sistemas acadêmicos junto ao Sistec. A ferramenta é muito simples, basta apenas inserir os dados do seu sistema acadêmico, inserir os dados Sistec e escolher a partir de que ano será feita a comparação. O resultado sai em tabelas de excel já dividida por campus e curso ou numa única tabela dividida em planilhas. Além dos dados de comparação, o ARIA também detecta inconsistências como, por exemplo, CPF's inexistentes e alunos com matrícula repetida. O ARIA também disponibiliza um arquivo para cadastro em lote dos alunos no Sistec, ou sejam, o PI/RA que não precisará cadastrar alunos por aluno.

Antes de usar

Verifique se seu instituto já está integrado ao ARIA na lista abaixo:

• Minas Gerais: IFMG.
• Pernambuco: IFPE e IFSertão.
• Santa Catarina: IFC e IFSC.

Caso o seu instituto não esteja nesta lista, você ainda pode usar o ARIA convertendo sua base de dados a um layout genérico. Qualquer dúvida, entre em contato com [e-mail] ou [e-mail].

Obtenção dos dados

A maneira de obter o relatório de dados alunos no Sistec é igual para todos institutos, contudo cada sistema acadêmcio tem sua propria maneira de obter esses dados. Verifique abaixo como obter seus os dados do estudante no Sistec e no seu sistema acadêmico.

Sistec

Você pode baixar os registros de estudantes do Sistec usando sua própria conta do Sistec. O pacote lê os arquivos tanto da web quanto da setec.

Para obter a lista dos alunos da sua instituição/campus pela web, entre na sua conta do Sistec e siga os passos:

• Acesse a aba "Ciclo de Matrícula";
• Clique no menu "Aluno";
• Clique em "Pesquisar Aluno";
• No campo "Nome do Aluno":
  • Marque a opção "Registro Civil"
  • Busque por nome do estudante e use " " (apenas um espaço em branco, pois todas as pessoas têm espaço entre o nome e o sobrenome);
• No campo "Pesquisar por" escoler "Parte do Nome".

Certifique-se que as seguintes colunas se encontram na sua base de dados:

• Pela web: "NO_ALUNO", "NU_CPF", "CO_CICLO_MATRICULA", "NO_STATUS_MATRICULA", "NO_CICLO_MATRICULA", "DT_DATA_INICIO" e "CO_UNIDADE_ENSINO".

• Pela setec: "Nome Aluno", "Numero Cpf", "Co Ciclo Matricula", "Situacao Matricula", "No Curso", "Dt Data Inicio" e "Unidade Ensino".

Conecta

Para baixar os dados da base de dados do Conecta siga os passos abaixo:

• Acesse "Currículo e Oferta" -> "Matrizes Curriculares" - > "Anexos" -> "Consulta SQL";
• Selecione uma visualização que contenha as variáveis: "RA", "NOME_ALUNO", "STATUS_NO_CURSO", "Cota Chamado", "NOME_CURSO", "CPF", "NOME_CAMPUS", "DATA_INGRESSO_CURSO".

Qacademico

Para baixar os dados do estudante, vá na sua conta do Qacademico e siga:

• "Relatório de Alunos" --> "Listagem de Alunos" (escolha ano e período);
• Clique em "visualizar";
• Use o atalho f10 e salve em formato .csv;
• Renomeie os arquivos incluindo ano e período, por exemplo example2020_1.csv. Caso só precise de um arquivo, não precisa renomear.

Certifique-se que seus dados possuem as colunas: "Matricula", "Nome", "Situacao Matricula", "Curso", "Cpf", "Instituicao", "Per. Letivo Inicial" e "Cota".

Sigaa

Os dados do Sigaa podem ser parciais ou completos. É possível executar as comparações utilizando essas duas bases, contudo os dados parciais não apresentam informação de Campus e Cota.

Para baixar os dados parciais do Sigaa, vá na sua conta siga esses passos:

• Acesse o painel de "Consultas" dentro do modulo do Sigaa;
• Gere o relatório "Consulta geral discentes";
• Selecione o check box "Trazer informações em forma de relatório" e "Gerar csv";
• Selecione o "Campus" e outros filtros que você deseja;
• Clique em "Buscar" e baixe o arquivo.

Para os dados completos, você precisa baixar os arquivos direto da base do Sigaa. Certifique-se que seus dados possuem as colunas: "Matricula", "Nome", "Situacao Matricula", "Curso", "Cpf", "Instituicao", "ano_ingresso", "semestre_ingresso" and "Cota".

Suap

Para os dados do Suap utilize os seguintes passos:

• Módulo Ensino -> Relatório -> Listagem de Alunos;
• Utilizando os Filtros de Pesquisa:
  • Selecione o campus
  • Em exibição marque as opções: Ano de Ingresso, CPF,Data de Matrícula, Descrição do Curso, Forma de Ingresso e Situação no Curso;
  • Clique em pesquisar.

Observação: o arquivo é baixado do sistema em XLS, salve como na extensão tipo CSV.

Layout genérico{#generic_rfept}

Se o seu instituto ainda não foi completamente integrado ao ARIA, você pode converter os dados do seu sistema acadêmico para um layout genérico e usar o programa normalmente. Para que esta conversão seja realizada com sucesso siga os requerimentos abaixo:

• Renomeie suas colunas para: NO_ALUNO, NU_CPF, CO_MATRICULA, NO_STATUS_MATRICULA, NO_CURSO, DT_INICIO_CURSO, NO_CAMPUS e NO_COTA;
• Todas alunas devem pertencer a class string;
• Os CPF's válidos devem estar no formato "xxx.xxx.xxx-xx". Para os CPF's inválidos são aceitos os formatos \"\", \"   .   .   -  \" e \"___.___.___-__\";
• A data de início do curso deve estar no formato aaaa.s. Ex.: 2020.1. Use 1 para o primeiro semestre e 2 para o segundo.
• Converta o status dos alunos para um dos status do Sistec, use: ABANDONO, EM_CURSO, CONCLUÍDA, DESLIGADO, INTEGRALIZADA, REPROVADA and TRANSF_EXT;
• Converta o tipo de cota para uma dessas três possibilidades: COTISTA, NÃO COTISTA e SEM INFORMAÇÃO;
• Salve seus dados em um arquivo único em formato csv separado por vírgula e com encode latin1. Separadores de ponto e vírgula e encode UTF-8 também podem ser usados.

Interpretação das saídas do ARIA

Segue abaixo todas as saídas do ARIA e sua interpretação.

• Alunos sem CPF's: CPF's em branco ou inválidos.
  Sugestão: Retificar o CPF ou averiguar se o aluno de fato existe.

• Alunos não encontrados: Alunos que consistem no sistema acadêmico mas não constam no Sistec e vice e versa.
  URGENTE: Alunos não cadastrados no Sistec indicam ao MEC que a instituição apresenta menos alunos que do que de fato existem. Isso afeta no orçamento da instituição.
  Sugestão: Cadastre os alunos no Sistec e atualize o registro acadêmico. Olhe a pasta "Cadastrar no Sistec", nela encontram-se os CPF's desses alunos e você pode realizar o cadastro desses alunos em lote. Retifique os dados e execute o ARIA novamente.,

• CPF's repetidos: Alunos com nomes diferentes para o mesmo número de CPF.
  Sugestão: Retificar o CPF ou averiguar se o aluno de fato existe.

• Vínculos repetidos: Alunos com entradas repetidas no sistema acadêmico ou Sistec.
  URGENTE: Alunos com entrada dupla no Sistec indicam ao MEC que a instituição apresenta mais alunos que do que de fato existem. Isso afeta no orçamento da instituição.
  Sugestão: Retificar a matrícula no sistema acadêmico ou pedir matrícula extemporânea no Sistec. Retifique os dados e execute o ARIA novamente.

• Vínculos não encontrados: Alunos que estão incluídos nas duas bases, mas não foi possível encontrar o equivalente do sistema acadêmico no Sistec.
  URGENTE: Alunos não cadastrados no Sistec indicam ao MEC que a instituição apresenta menos alunos que do que de fato existem. Isso afeta no orçamento da instituição.
  Sugestão: Verifique se estas entradas, em específico, estão cadastradas nas duas bases. Na maioria das vezes, alunos nesta situação possuem mais de um vínculo com a instituição e pelo menos um dessas entradas não estão cadastradas. Retifique os dados e execute o ARIA novamente.

• Erro no cadastro: Alunos com entrada encontrada, porém o cadastro foi realizado em periodos diferentes. Ex.: matrícula em 2019.2 no sistema acadêmico e no Sistec consta em 2020.1.
  ATENÇÃO: O orçamento da instituição basea-se nos alunos cadastrados no Sistec em relação ao ano base. Se um aluno de 2019.2 for cadastrado em 2020.1 a instituição só receberá os recursos referentes a 2020 e não a 2019.
  Sugestão: Retificar a matrícula no sistema acadêmico ou pedir matrícula extemporânea no Sistec. Retifique os dados e execute o ARIA novamente.

• Situações comparadas: Alunos destualizados são aqueles que precisam apenas corrigir a situação de matrícula. Os atualizados são aqueles em estão totalmente corretos entre sistema acadêmico e Sistec. Parabéns!

• Inspeção manual: Alunos não identificados pelo ARIA em nenhum dos quesitos anteriores. Normalmente serão alunos provenientes de cursos FIC com menos de oito alunos ou situações ainda não implementadas no ARIA.
  Sugestão: Retifique os dados das críticas anteriores e execute o ARIA novamente.

Servidor, a atualização desses dados é extremamente importante e impacta diretamente nas estatísticas da instituição que servem de base para formulação de políticas públicas.

r-ifpe/sistec documentation built on May 21, 2021, 7:58 a.m.